Казуси

Облагане на командировъчните разходи

Ако иската командировъчните разходи, отчетени от АД да не носят допълнителна данъчна тежест, за предприятието, то следва да спазвате следните три условия:

  • командировката е извършена във връзка с дейността. В случай, че командировката няма връзка с дейността на предприятието (например, командировка в чужбина има характер на екскурзия), то целият размер на командировъчните разходи (пътни, дневни, квартирни) следва да се посочи в увеличение на финансовия резултата по реда на чл.23, ал.2, т.3 от ЗКПО. Ако командировъчните разходи имат характер на социален или представителен разход посочената разпоредба не се прилага, а се извършва облагане с 20 на сто еднократен данък при източника.
  • разходите са отчетени документално по реда на действащото законодателство. В случай, че липсва документална обоснованост (заповед за командировка, документи доказващи, извършените пътни и квартирни разходи), то целият размер на командировъчните разходи (пътни, дневни, квартирни) следва да се посочи в увеличение на финансовия резултат по реда на чл.23, ал.2, т.10 от ЗКПО.
  • дневните командировъчни пари не превишават двукратния размер на определените с нормативните актове. Утвърждаването на размера на командировъчните разходи на отделни лица е в прерогатива на управителя. Освен това самият управител е най-често пътуващото лице от фирмата (като се изключат снабдителите), като не рядко и в чужбина. При подписване на командировъчна заповед, вкл. и за себе си, той (разбира се, че може и да е тя)  може да определя размера на разходите по свое усмотрение, както за страната , така и за чужбина. Но едновременно с това следва да се има предвид регламентирана данъчна санкция – ако размерът на дневните командировъчни пари, изплатени както на лица на трудов договор, така и на лица в извънтрудови правоотношения, превишава двукратния размер на определените с нормативни актове, превишението над двукратния размер на дневните командировъчни пари  се посочва увеличение на финансовия резултата. Това означава , че превишението носи допълнителна данъчна тежест за АД 23, 5 на сто.Обърнете внимание, че санкцията се отнася само за дневните командировъчни пари. Пътните и квартирните пари, изплатени както на лица на трудов договор, така и на лица в извънтрудови правоотношения , документирани по установения ред се признават в целия им размер като разход на АД[1].

Необходимо е да знаети, че данъчното регулирането на дневните командировъчни разходи се отнася:

  • само за АД, ако командированите лица, са в трудови правоотношения с фирмата. Колкото и високи да са получените обезщетения за командировка от лицата на трудов договор, те не се включват в размера на възнаграждението, подлежащо на облагане през съответния месец.
  • както за АД, така и в някаква степен за командированото лице, ако командированите лица са в извънтрудови правоотношения с фирмата.(Договорите за управление са по извънтрудови правоотношение.) В този случай  получените дневни командировъчни пари подлежат  на деклариране в годишната данъчна декларация и на облагане по – реда на ЗОДФЛ. Обърнете внимание, че те се декларират от командированот лице в пълния им размер- независимо от това дали превишават или не двукратния размер на нормативния лимит.Така, че даже при липса на регулация на ниво АД, поради спазен лимит, те винаги ще са обект на данъчно облагане при командировано лице.

 

Ако искате да  спестите допълнителна данъчна тежест на АД (особено при командировки в чужбина) ще Ви е от полза да се да се запознаете с посочените по-долу максимални размери.

При командировки в страната: .

  • с нощувка – сумата на дневните командировъчни пари, да не превишава 24 лв.;
  • без нощувка – 12 лв.;
  • при придружаване на чуждестранни гости; при провеждане на международни прояви и при съвместно изпълнение на обекти и задачи с чуждестранни специалисти – сумата на дневните командировъчни пари,не следва да превишава четирикратния им размер, определен в наредбата, т.е. 48 лв. на ден с нощувка и 24 лв. на ден без нощувка. Освен това придружителят в посочените случаи може да получи еднократно за дребни разходи  сума до двукратния размер на дневните командировъчни пари –съответно 24 лв. или 12 лв. за времето на придружаването.

При командировки в чужбина:

–            сумата, не следва да превишава двойния размер на дневните командировъчни пари, определени с Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина. Ще припомним, че лимитът на командировъчните пари по страни според Приложение № 1 (ДВ, бр.18 от 1996 г.) към Наредбата не е променян от 04.03.1996 г. Затова не се учудвайте , че лимитът е неадекватен за съвременните цени и освен това е представен в отменени вече валути като дойче марки, франкове и т.н.

При определяне на нормативно полагащия се размер на дневните командировъчни пари при командировки и специализации в чужбина имайте  предвид следните корекции:

–            когато приемащата страна поема цялата издръжка в натура, на командирования се осигурява 30 на сто от размера на полагащите се дневни пари (чл. 47);

–            пълният размер на дневните пари се плаща за отделна командировка до 30 дни. След 30-я ден размерите на дневните се намаляват с 10 на сто, а след 60-я – с 20 на сто (чл. 53, ал. 1);

–            при специализации в чужбина за първите 30 дни лицата получават дневни пари, намалени с 10 на сто, а след 30-я – с 20 на сто (чл. 53, ал. 2);

–            ако командированият изразходва за хотел по-голяма сума от полагащите му се квартирни пари, разликата е за сметка на дневните пари (чл. 69, ал. 4);

–            когато в квартирните пари е включен обяд или вечеря, дневните пари при отчитането се намаляват, както следва:

              1. При ползуване на обяд – с 35 на сто или с фактическия размер на обяда, ако е посочен в сметката за хотел.

              2. При ползуване на вечеря – с 25 на сто или с фактическия размер на вечерята, ако е посочена в сметката за хотел.

              3. При ползуване на пълен пансион – със 70 на сто или с фактическия размер на пълния пансион, ако е посочен в сметката (чл. 72).

Изброихме тези случаи, защото при определяне на максимално възможния размер на дневните командировъчни пари при командировки в чужбина,  следва да се предвид удвоения им след коригиране  в посока намаление размер.

Например, максималният размер на дневните командировъчни пари за САШ е 30$, а на квартирните 120$. При условие, че лицето представи документ за квртира до 120$ за  нощувка, могат да му се признаят като разход за данъчни цели до 60$ дневни. Данъчно регулиране ще има само при изплащане на суми по-високи от 60$ дневно, например 100$. В този случай в увеличение на финансовият резултат на АД ще се посочи сумата от 40$ ,умножена по броя на дните на командировката, което ще донесе допълнителна данъчна тежест на АД в размер на   9, 40$ ( 60$*23,5%), умножена по броя на дните на командировката.

При условие, че лицето представи документ за квартирни разходи при  140$ за  нощувка, то доколкото превишението на лимита на  квартирните пари е  за сметка на дневните командировъчни пари, за данъчни цели, като дневни командировъчни пари ще се признае сума до 20$  ((30$-20$)*2) . Ако на лицето му се предоставят дневни командировъчни пари над 20$, то превишението ще тоси допълнителна данъчна тежест за АД в размер 4, 70$ ( 20$*23,5%), умножена по броя на дните на командировката.

Ако нощувката е в размер на 170$, т.е. равна на сумата на регламентираните квартирни и дневни, то цялата сума на дневните командировъчни пари, предоставена на лицето би следвало да се посочи в увеличение на финансовия резултат и да доведе до допълнителна данъчна тежест.Аналогично следва да се подходи и при нощувка над 170$.

 

ВАЖНО!!! В случай на превишаване на регламентирания в чл. 52, ал. 1 от Наредбата максимален срок (45 дни) на командировки за годината в чужбина не съществуват специални данъчни санкции. Контролира се единствено спазване на размера на изплатените дневни командировъчни пари по описания по-горе начин.

 

Данъчно третиране на разходите за леки автомобили, използвани за служебни цели

 

Данъчно третиране на разходите за леки автомобили, при липса на документално основание

 

Имайте предвид, че извършването на разход с нередовни документи носи допълнителна данъчна тежест в размер на 23,5 на сто върху размера на разхода.

Доколкото основната част от разходите, извършвани лично от  управителя на АД са свързани с ползване на лек автомобил (служебен или личен), имайте предвид, че  необходимо условие за признаване на разходите за гориво и смазочни материали, като разход на дружеството, е надлежно оформени документи:

  • фактура, включително фискален бон за закупено горива и смазочни материали, издадени на името на АД. Ако се ползва лек автомобил, който не е собственост на предприятието, е необходимо и първичните документи, доказващи използването на лекия автомобил, да са на името на лицето, отчитащо разходи.
  • пътен лист за осъществяваните във връзка с извършваната дейност – превози, който дава информация за разхода на горивата и смазочните материали. При данъчни ревизии на разходите за горива и смазочни материали се признават разходите, лимитирани и установени по реда на Наредба № 3 от 25.09.1989 г. за нормиране на разходите на гориво и смазочни материали на автомобилите и мотоциклетите.

–              заповед за командировка, в която да се посочи дали пътуването е  с личен или служебен автомобил, когато извършеното пътуване е извън населеното място.

Ако някой от тези документи липсва, което при отчитане на разходи от страна на управителите е доста често срещано явление, разходите  няма да се признаят и дружеството отнова ще бъде натоварено с 23, 5 на сто данък върху тях.

 

 Данъчно третиране на разходите за леки автомобили, използвани за служебни цели- обща постановка

Разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на леки автомобили, при наличие на докуменатално основание:

  • се признават за разход на предприятието преди данъчно облагане, когато с тях се извършва дейност по занятие;
  • подлежат на облагане с данък 20 на сто еднократен данък, (който също се признава за разход) само когато автомобилът не се ползва за дейност позанятие, а за  административно-управленски цели.
  • За целите на облагане с посочения, т.н.алтернативен данък е прието, че лек автомобил“ е този, в който броят на местата за сядане без мястото на водача не превишава 5 . Затова, ако ползвате за административно-управленски цели леки автомобили, при които местата за сядане без мястото на водача превишават 5, можете да спестите време, прескачайки този подраздел.

Ако, обаче,ползвате леки автомобили, в които броят на местата за сядане без мястото на водача не превишава 5 ще Ви е от полза да научите малко повече за данъка, с който Вие  и останалите членове  на ръководството на АД натоварвате  фирмата. Първият въпрос на който трябава да си отговорите по отоношение на леките автомобили, ползвани от АД и от Вас лично е дали  те се ползват за дейност по занятие.Критерият за разграничаване на дадена дейност, като дейност по занятие, е пряката й зависимост от основната дейност, т.е. при

  • производство – снабдяване с материали за производството;
  • търговия – снабдяване на търговския обект със стоки.

Разходите, свързани с поддръжка ремонт и експлоатация на леки автомобили, които се ползват единствено за дейност по занятие изцяло се изключват от данъчно облагане

Не са дейност по занятие:

  • снабдяването с материали, несвързани с основната дейност на предприятието;
  • транспорт на служебна кореспонденция, парични средства и други подобни, обслужващи управленския или административния персонал;
  • реклама;
  • маркетинг;
  • сключване на договори;
  • обучение;
  • други, които са част от административно-управленската дейност.

Ако лек автомобил (до 5 места), който е служебен за АД се ползва единствено за извършване на изброените административни дейности, то всички разходи за поддръжка, ремонт и експлоатацията на автомобила подлежат на облагане с 20 на сто данък, включително и в случаите, когато дейността се извършва в друго населено място и е пусната командировъчна заповед. Очевидно всички дейности, които извършва управителят и ръководството на АД, колкото и обидно да звучи, не се приемат от данъчната администрация като дейност по занятие и затова при всеки изразходван литър гориво Вие натоварвате АД с 20 на сто допълнителен данък.

Ако служебен автомобил се използва едновременно за дейност по занятие“ и административно-управленска дейност разходите следва да бъдат разделени на две групи:

  • Разходи за поддръжка и ремонт, които подлежат на облаганес алтернативен данък.
  • Експлоатационни разходи. Те се облагат с алтернативен данък само, ако са свързани с административно- управленска дейност. Ако с първични документи, пътни листове и други се докаже, че експлоатационният разход е свързан с осъществяване на дейност по занятие, не следва да се прилага облагане с алтернативен данък.

 

Данъчно третиране на разходите за леки автомобили, собственост на управителя на АД, използван за служебни цели

 

Известни особности има данъчното облагане на  разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на лек автомобил (собственост на физическо лице), който се използва едновременно за лични нужди и в стопанската дейност на предприятието. Разходите следва да бъдат разделени на две групи:

  • Разходи за поддръжка и ремонт.Ако са отчетени за сметка на АД те подлежат на регулиране като несвързани с дейността чрез посочване в увеличение на финансовия резултата при определяне на облагаемата печалба, подлежаща на облагане с корпоративен данък.
  • Експлоатационни разход. Ако с първични документи, пътни листове и други се докаже, че експлоатационният разход е свързан с осъществяване на административно-управленска дейност, той се признва вза разход на АД, като едновременно стова се облага с алтернативен данък. Ако се докаже, че автомобилът е ползван по занятие, тези разходи се отчитат в дейността на предприятието, като не се облагат изобщо. Когато се ползва лек автомобил, който не е собственост на предприятието, е необходимо и първичните документи, доказващи ползването на лекия автомобил, да са на името на лицето, отчитащо разходите.

ВАЖНО!!!Не  подлежат на облагане с алтернативен данък разходите при ползване на  личен лек автомобил от командированоо от АД лице, независимо от това какава е целта на командировката (свързана с дейност по занятие или не). Това е така защото тези  разходи представляват пътни пари по смисъла на Наредбата за командировките в страната и/или Наредбата за служебните командировки и специализациии в чужбина. Обърнете внимание, че разходът за гориво и смазочни материали на служебни леки коли, ползвани при командировки, не се третира като пътни пари по реда на посочените наредби. Затова той не може да бъде принципно изключение от обхвата алтернативното облагане. Имайки предвид различното третиране на разходите за гориво при командировка не е ли по-добре да пътувате с личния си автомобил?

 

Данъчно третиране на разходите за наети леки автомобили, собственост на управителя на АД, използван за служебни цели

 

Доколкото се използва нает лек автомобил, разходите за ремонт (с изключение на дребните поправки, отнасящи се до повреди, които се дължат на обикновено потребление, визирани в чл.231 от Закона за задължения и договорите) не могат да бъдат признати за присъщи разходи за дейността. Ако те са осчетонводени като такива с тях следва да се увеличи финасовият резултат преди данъчно облагани, т.е. те ще донесат данъчна тежест в размер на 23,5 на сто. Като разходи за сметка на търговското дружство  могат да бъдат признати само експлоатационните разходи, извършени при осъществяване на дейността  – гориво и смазочни материали и то само при условие, че за целта има надлежно оформени документи. В този дух е и становището на данъчната администрация (ГДД № Д-24-28-612 от 05.10.2001 г.). посочените разходи, ще подлежат на облагане с 20 на сто алтернативен данък, ако не са свързани с дейност по занятие, а  с администратнивно-управленска дейност.

[1] До 31.12.2002г. изплатените командировъчни разходи на лица в извънтрудови  правоотношения, отчетени отделно от възнаграждението не се признаваха за разход на предприятието. Те се посочваха  в увеличение на финасовия резултата при данъчното му преобразуване в целия си размер (дневни,пътни ,квартирни). От 01.01.2003г. регулирането на командировъчните разходи, изплатени на лица в извънтрудови правоотношения на равнище предприятие е аналогично на лицат, назначени по трудов договор.